議事メモのすすめ

はじめまして！クオリティマネージャーの”黒山羊さん”です。

どのような業種においても、複数のチームで仕事を進めることは常に発生します。

複数人で仕事を進めるにあたり、打ち合わせやミーティングを開催して認識合わせから始まり、情報の共有、方針・内容の決定、合意に至っているのではないでしょうか。

会議の参加者はお客様、他社様、上役、チームメンバーとそれぞれ異なりますが、いずれの場合でもどのようなことを決定したかを残すために議事録を作成します。

それとは別に、議事メモというものもあります。

社内の小さな会議体の時に議事録代わりに作るというところもあると思いますが、私は議事録とは別に、会議の振り返りに役立てるため、議事メモを作成しています。

今回は、議事メモ作成のポイントを共有させてください。

議事録と議事メモの違い
- 議事録の内容
- 議事メモの内容
今の議事録事情
議事メモ作成のポイント
おわりに
参考書籍
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議事録と議事メモの違い

議事録は会議全体の概要や決定事項等を記録するものです。

議事メモは議論の内容や議題の要点が記載され、決定事項に行き着く流れがわかるものです。

チームメンバーとの会議であれば、会議中に議事メモを表示させ、加筆修正しながら議論を進めるといった使い方もします。

議事録の内容

概要
- 会議の議題や論点、アジェンダを記す
決定事項
- 議題に対して決定したことを記す
未決事項
- 議題に対して決まらなかったこと、次回持ち越したことを記す
確認事項・宿題事項
- 次回までにやるべきことTODOとして記す
- この時、対応する担当と期限も記載しておく

議事メモの内容

議事メモは定められたものではなく、それぞれの組織にあわせて記載すればよいと思います。

ただ、議事録と突き合わせて会議の振り返りに使用する場合、アジェンダ毎にどのような意見や議論、質疑応答があったかを記載し、どのタイミングで決定事項と確認事項・宿題事項が出たかわかるようにすると使用しやすいです。

今の議事録事情

昨今のテレワークの普及により、オンライン会議が増えました。

オンライン会議をする際に録画をしておくことで、その録画データをもとに、生成AIが議事録を作成してくれる世の中です。

音声から文字起こしを行い、それを要約することで完成するのですが出来上がったものは要点や決定事項がしっかりまとめられており、少し手直しして議事録のフォーマットに落とし込めばそのまま使えるものになります。

生成AIで作成しなくても、録画が残っていれば後から見直して議事録と突き合わせることもできます。

議事メモ作成のポイント

議事メモは自分やチーム内で会議を振り返ったり、議事録の内容を深堀りするために使います。

個人的に議事メモに残しているポイントを連携します。

確認事項、宿題事項の記録について
- 確認事項や宿題事項も話の流れで誰がやいつまでにが抜けることがあります。アクションが着実に進むよう、5W1Hがわかるように心掛けるとTODOが明確になります。
確認事項、宿題事項にマークを付けておく
- 議事録にもTODOとして記載される事項ではありますが、議事メモであれば前後の流れも含めて確認できるので、やることのズレを少なくすることが出来ます。
  マークをつけておくことで、後でメモを確認する際に見つけやすくなります。
誰の発言か書いておく
- 質問やその回答、依頼事項や意見などが出た場合は誰の発言かわかるようにしておきましょう。それによって、発言の意図を確認することに役立ちます。
資料のページ数を書いておく
- 資料の説明中に質問が出た場合、ページ数も添えておきます。
  振り返りの際、資料を突き合わせやすくするため、役立ちます。
時間をメモる
- これは録画データを確認するときに重宝します。基本議事メモは時系列に記載しているので、前から順に追っていけば該当箇所にたどり着けますが、意見が出たタイミングの時間を書いてあれば、直接アクセスすることが出来ます。
資料とは違う意見は残しておく
- 資料が間違っていて訂正しているのであれば、後で修正した資料を連携してもらえばいいのですが、報告最中に補足説明や懸念事項が挟まれた場合は残すようにしています。
  やっかいなのが、例えば技術者から報告の最中に出てきた懸念事項。ちょっと気になっている・引っかかっている箇所がある。課題にはしたくないけど報告はしておきたい。そういった理由で会議の中の報告の最中に混ぜてくることはあります。（私自身も技術者だった頃、チーム内ミーティングでやりました）
  そういったものが会議でスルーされると議事録から外れてしまうこともあるので、議事メモには残しておきましょう。