【第12回】人がプロジェクトの源泉！チームは育てて強くする［前編］

本連載ではプロジェクトマネジメントの全体像と、プロジェクトを成功させる上で最低限抑えるべき知識と技術はもちろん、プロジェクトを炎上させないための技術やコツをお伝えしたいと思っています。

みなさんのプロジェクトが今以上に充実し、笑顔でプロジェクト終結を迎えられるよう一緒に学んでいきましょう。

＜プロジェクトマネジメント成功の技術連載一覧＞※クリックで開きます

【第1回】プロジェクトマネジメントとは何か？［全文公開中］
【第2回】プロジェクトマネージャーの役割とは？
【第3回】ステークホルダーマネジメントの重要性と進め方
 【第4回】プロジェクトの統合マネジメント、7つのプロセス
 【第5回】プロジェクトにおけるスコープマネジメント、6つのステップ
 【第6回】WBSだけでスケジュールはできない！正しいスケジュールの導き方［前編］
【第7回】WBSだけでスケジュールはできない！正しいスケジュールの導き方［後編］
【第8回】コストをプロジェクトの武器にする！
【第9回】目に見えにくいプロセス管理こそ品質達成の鍵
 【第10回】プロジェクトのリスクマネジメント［前編］リスクを徹底的に洗い出す
 【第11回】プロジェクトのリスクマネジメント［後編］リスク分析とコンティンジェンシープラン
 【第12回】人がプロジェクトの源泉！チームは育てて強くする［前編］
【第13回】人がプロジェクトの源泉！チームは育てて強くする［後編］
【第14回】コミュニケーションの本質を知り、使いこなそう！
【第15回】笑顔で終わるプロジェクトはここが違う！プロジェクトクロージングのTODO ［全文公開中］

第12回となる今回は「資源マネジメント前編」です。
今回と次回の2回に分けて、プロジェクトマネジメントにおける人、チーム、物資にスポットを当てて解説します。

プロジェクトにおける「資源」
資源マネジメントのステップ
資源マネジメントを計画し資源を見積もる
資源を獲得してチームを組成しよう
さいごに
＜参考・引用＞

プロジェクトにおける「資源」

プロジェクトの資源には「人＝人的資源」と「物資＝物的資源」の二つがあります。プロジェクトマネジメントにおける資源マネジメントは「プロジェクトを成功裏に完了させるために必要な資源を特定し、獲得し、マネジメントする」と定義されます。^※1チーム員が居てもその能力がプロジェクトの求める基準に達していない、プロジェクト遂行にあたってモノ/環境が整わない、というように、必要な「力＝資源」が欠けていてはプロジェクトの成功は望めません。また、チームを組成してもチーム内にトラブルが生じてしまっては想定したパフォーマンスを発揮できずプロジェクトは座礁するでしょう。資源マネジメントの目的はプロジェクトの成功に必要なチームを組織し、モノを整備調達し、チームワークを育み、プロジェクトのパフォーマンスを高めることです。

資源マネジメントのステップ

PMBOKではプロジェクトの資源マネジメントを以下6つのステップ（プロセス）で行うとしています。^※2「資源の獲得」「チームの育成」とあるように、プロジェクト目標を達成するために共同で活動するメンバやチームを獲得し、育て、動機づけ、必要な権限移譲などに努力を払う必要があり、プロジェクト活動中にプロジェクトマネージャーが多くの意識を傾ける活動がこの資源マネジメントです。資源は有限であり、その貴重な資源をできる限り「活かす」ことが重要です。

資源マネジメントを計画し資源を見積もる

プロジェクトがなぜ資源を必要とするか、あたり前のようですがそれは「プロジェクト活動を行い、活動を通じてプロジェクトの目標・目的を達成する」為ですね。ですから「どんな人にプロジェクトに参加してほしい」「こんなスキルを持った人が必要だ」「かならずXX開発ソフトが必要だ」という条件やイメージがあるはずです。

1) 資源マネジメントのガイドラインを考える

①資源の獲得方法：プロジェクトのためのチームと物的資源の獲得方法を検討する

②人的資源に求める役割や責任の整理

③資源のトレーニング（研修）や育成方法

④表彰計画

例えば①では、希少なスキルを持つ人（資源）が他のプロジェクトでも同じ時間に必要となる場合に、どのように調整するかなども計画しておきましょう。④の表彰計画は困難なプロジェクトや参加メンバーを社内から募るような場合に有効です。「XXプロジェクト参加者の中から１名はXX研修に参加できる」「参加者全員に社内XXポイントを付与する」というように使います。その際に必要なコスト（例で言えば研修費用など）を組織から引き出しておくこともプロジェクトマネージャーの役割です。

2) 必要な人員をマトリックスで整理する

人的資源の役割と責任を整理するために「責任分担マトリックス(RAM: Responsibility Assignment Matrix)」^※3を作りましょう。WBSで整理したワークパッケージと要員をマトリックスで表します。それぞれの役割を「RACI（レイシー）」という4つの分類で定義するため「RACIチャート」と呼びます。

Responsible（実行責任）：作業を実行することに責任を持つ（複数アサインOK）
Accountable（説明責任）：作業の進捗状況などの各説明に責任を持つ
Consult（相談対応）：作業実行等を支援して、アドバイスを提供する
Inform（情報提供）：作業の進捗状況や状態について報告を受ける

RACIチャートは誤った意思決定を防ぎ、承認プロセスをスムーズにしたり障害を回避することも期待されます。特にRとAについてはWBS本編上にも記載すると良いですね。

３）ガイドラインに基づいて、資源を見積もる

プロジェクトで発生するタスク（アクティビティやワークパッケージごと）を洗い出し、必要となる資源やそのタイプ、量などを見積もります。見積もりの詳細さや具体化の程度はプロジェクトやその適用分野により異なりますが、いずれにしても資源の種類や量を見積もった根拠・前提条件、見積もり根拠は必ず記載します。見積もりができたら「資源ブレークダウンストラクチャ(RBS: Resource Breakdown Structure)」に整理し、資源に抜け漏れがないかを確認しましょう。

資源を獲得してチームを組成しよう

資源は無限ではなくコストもかかります。だからこそプロジェクトの成功のために必要な資源を意思を持って「獲得」する必要があります。また、プロジェクトに必要な資源は自社内に限らず、社外から調達する必要があるかもしれません。PMがその権限を発揮して資源を直接選定できることも、できないこともあるでしょう。「思うような資源が獲得できるか」はプロジェクトにおける大きな腕の見せ所です。

1) 資源獲得のポイント

資源提供者との交渉

PMやチームは、プロジェクトに必要な人的資源や物的資源を提供する立場にある人たちと積極的に交渉しましょう。

資源を確保しようという意思

プロジェクト開始時点から「リソースが枯渇している」という不満を耳にすることがあります。必要な資源を確保できなければ、スケジュール、予算、顧客満足、品質、リスクなど全方位的に影響を与えます。資源やその能力が不十分であればあるほど、プロジェクトの成功確率は低下し、最悪の場合プロジェクトが中止になることも。

代替え資源の検討

「XXに長けた人員を外部召集したいが調達コストがない」「XXさんは別プロジェクトの主要メンバーなので、どうしてもこちらのプロジェクトには参加できない」というように、経済的な要因や制約で資源が確保できないことがあるでしょう。そのような時はコンピテンシーやコストが異なる代替え資源も検討しましょう。

バーチャルチーム

バーチャルチームモデルを採用することで、地理的に離れた地域に住む要員がチームに参加できるかもしれません。あらゆる可能性と組み合わせを検討しましょう。

2) プロジェクトチームの任命

プロジェクト初期に「XXプロジェクトに召集されたけれども、どんなことを求められているかわかってない（聞いていない）」という不安や不満が聞こえることがあります。プロジェクト初期は未決定事項も多いのも事実ですが、このような場合プロジェクトがその人に期待する役割や与える責任を明確に伝えられていないことが考えられます。多くの組織では人的資源は機能部門（人的資源が所属する組織）から割り当てられますが、その際十分な説明がなされておらず上記のような不安を抱くことが少なくありません。「所属部門・機能部門長がプロジェクト参加者にプロジェクト概要やミッションや役割を説明しているだろう」と思わずに（期待せずに）、できる限りメンバーひとりひとりに対して「任命説明」の時間を設けて対話しましょう。

3) 作っておきたい資源カレンダー

「資源カレンダー」という言葉は聞きなれないかもしれませんが、プロジェクトに割けるリソースを表したものです。誰が、いつ、どの程度プロジェクトに参加できるのかを明確にして管理します。その際は要員以外にも施設や機材などの資源も併せて記載して、プロジェクトの進捗に関わる情報を一元管理しましょう。

さいごに

プロジェクトにおける「資源」について、また資源マネジメント、チーム組成の流れと重要性について解説しました。資源が足りてないといっても「ただ人・物が揃えばよい」ではなく、プロジェクトに必要な要素を満たしている必要があります（多くの場合ここがFITしていない）。また多くの場合「組織やプロジェクトにおける資源は十分に足りていて心配ない」というケースは少ないはずですから、より資源の獲得に向けた段取りがプロジェクトの肝になります。みなさんのプロジェクトにおいて、資源マネジメントがちゃんと「計画」されているかぜひ振り返ってみて下さい。

次回の「資源マネジメント」後編では、チームの育成やマネジメントにフォーカスしていきます。

＜参考・引用＞

※1：PMBOKガイド第6版.P307.プロジェクト資源マネジメント
※2：PMBOKガイド第6版.P307.プロジェクト資源マネジメント.プロセス
※3：責任分担表