現役PMが徹底解説。プロジェクトマネジメント成功の技術

本連載ではプロジェクトマネジメントの全体像と、プロジェクトを成功させる上で最低限抑えるべき知識と技術はもちろん、プロジェクトを炎上させないための技術やコツをお伝えしたいと思っています。

みなさんのプロジェクトが今以上に充実し、笑顔でプロジェクト終結を迎えられるよう一緒に学んでいきましょう。

第11回となる今回は「リスクマネジメント後編」です。
前回と今回の2回に分けて、プロジェクトマネジメントにおけるリスクの考え方と具体的なリスク分析方法、対応策の立て方について一緒に学んでいきましょう。

プロジェクトマネジメント成功の技術 連載一覧>※クリックで開きます

【第1回】プロジェクトマネジメントとは何か?
 [連載初回全文公開中:Sqripts会員以外の方も全文お読みいただけます]
【第2回】プロジェクトマネージャーの役割とは?
【第3回】ステークホルダーマネジメントの重要性と進め方
【第4回】プロジェクトの統合マネジメント、7つのプロセス
【第5回】プロジェクトにおけるスコープマネジメント、6つのステップ
【第6回】WBSだけでスケジュールはできない!正しいスケジュールの導き方[前編]
【第7回】WBSだけでスケジュールはできない!正しいスケジュールの導き方[後編]
【第8回】コストをプロジェクトの武器にする!
【第9回】目に見えにくいプロセス管理こそ品質達成の鍵
【第10回】プロジェクトのリスクマネジメント[前編]リスクを徹底的に洗い出す

前回のおさらい

前回はリスクの概要、リスクマネジメントのステップ、リスクの洗い出しについて解説しました。

リスクがプロジェクトに及ぼす影響を分析する

洗い出されたリスクは、プロジェクトへどのような影響を及ぼすかを分析して、管理可能な状態に落とし込んでいきます。分析にはリスクの優先順位を付けるための定性的分析と複合的な影響を分析する定量的分析とがありますが、定量分析は全てのプロジェクトに必須ではなく且つ分析に必要なデータが入手できる場合に行います。

※以下では単純化した定量リスク分析のイメージを記載しています

  • リスク定性的分析:多くのプロジェクトで実施する分析手法で、リスクの発生度や影響度などから優先順位を付ける
  • リスク定量的分析:大規模または複雑なプロジェクトで使用されることが多く、リスク影響を数量的に分析する

1) 定性的分析で優先順位を決める

リスクの優先順位付けとは<先に手を打つべきリスクを決める>ことです。
リスクの発生頻度と影響度、その他の特性を査定して、その後の分析や処置のために個々のプロジェクトリスクにおける優先順位付けを行います。優先順位の高いリスクに集中することで、プロジェクトのパフォーマンスを向上させることができます。

具体的には、以下のように個々のリスクを配置していくことからはじめましょう。マトリックスの縦軸は「発生頻度」として、そのリスクが発生(リスク発動)してしまう可能性の高低を設定します。横軸はリスクがプロジェクト目標達成にに与える「影響度」を設定します。

定性的分析で優先順位を決める
  • 発生頻度:リスクが起こるのはどれくらいの頻度と考えられるか
  • 影響度 :リスクが発動した場合、どのような結果がもたらされるか

この発生頻度と影響度に対しての閾値は、実は人やその人の経験などによって感じ方が大きく異なります。またプロジェクトの性質によっても異なります。その閾値の違いがリスク分析に影響を及ぼさないように、それぞれの指標を必ず決めておきましょう。

定性分析の閾値

2) 定量的分析で対応範囲を決定する

大前提としてリスクを管理することはお金がかかります。リスクを洗い出してみると、多くのリスクが出てくることに驚くことも少なくありませんが、全てに対応して備えることはコストの面でも時間の面でも限りがあり困難です。ですから「このプロジェクトではどのリスクにフォーカスしていくべきか」ということを明確にして、対応範囲を決めておくことが重要になります。

先ほどの発生頻度×影響度のマトリックスに配置したリスクに対してポイントを割り当てていきます。例えば、各軸の高は3PT、中は2PT、低は1PTとしましょう。縦軸の数値×横軸の数値が各ますのポイント=リスクポイントとなります。

リスク対応の大原則はこのリスクポイントが高い順に実施します。場合によっては6PTと4PTの中間あたりというように迷う場合や個別の判断が伴うリスクもあると思いますが、リスクの数値化により例えば「6PT以上のリスクに対応する」と意思決定し、集中してリスク対応予算や対応工数を充当することができるでしょう。

定量的分析で対応範囲を決定する

筆者の経験から、概ねリスク対応対象となる(上記の例で言えば6PT以上)リスクは全体の20%程度、受容するリスク(6PT以下)が80%程度になる印象です。注意したいのは「リスクには全て対応策を考えなければならない症候群」です。これは間違いであり且つ間違いなくコストがかかりすぎます。リスクアイデアに上がったリスクは網羅的に対応しよう!とするのは聞こえはいいですが、そんなシーンには注意が必要です。

リスク対応策を考えておく

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西田 美香(にしだ みか)

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フリーランスのプロジェクトマネージャー/コンサルタント
専門商社でマーケティングや海外駐在を経験した後、プロジェクト課題を抱える企業をより近くで支援したいという思いから2017年に独立。全社的な変革課題と向き合い、戦略構築から実行フェーズまでプロジェクトの全段階にハンズオンで支援を行う。より実践的なプロジェクトマネジメントスキルを伝えるべく講師活動にも力を入れている。
オフは釣り・ソロ旅・家庭菜園を好み「一人時間」を満喫する自由人。
PMP/CSM(認定スクラムマスター)/PMO★★/MBA(経営管理修士)/EMBA(経済学修士) 

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