【第14回】コミュニケーションの本質を知り、使いこなそう！

本連載ではプロジェクトマネジメントの全体像と、プロジェクトを成功させる上で最低限抑えるべき知識と技術はもちろん、プロジェクトを炎上させないための技術やコツをお伝えしたいと思っています。

みなさんのプロジェクトが今以上に充実し、笑顔でプロジェクト終結を迎えられるよう一緒に学んでいきましょう。

プロジェクトマネジメントを勉強する人やPMが必ず出会う言葉に「PMの仕事のXX％はコミュニケーションである」というものがあります。PMP試験でも問われる古典的な質問ですが、その正解は「90％」です。とはいえ実際に90％やそれに近い数字かは別として、コミュニケーションがプロジェクトとPMにとって大変重要なのは間違いありません。

しかし、よくよく考えてみるとこの「コミュニケーション」というのが曲者です。単純に対話するだけでなく、聞く、公式・非公式の伝達、相手への説得、メディアの活用などあらゆる場面でコミュニケーションという言葉が使われ、とても複雑で曖昧な要素を含むからです。

プロジェクトをマネージメントするにあたりコミュニケーションやスキルが大切だ、と言われ否定する人は少ないでしょう。だからこそ、この「漠然としたコミュニケーション」を「使いこなす」ために、「具体的にどのようなコミュニケーションが必要なのか」を分解・整理していきましょう！

プロジェクトにおけるコミュニケーションとは

1) 概念

PMは異なる文化・組織的背景を持つステークホルダーの橋渡し役を務め、プロジェクト活動に必要な「情報交換（送受信）」を円滑に行う必要があります。プロジェクト情報の収集、配布、保管、マネジメント、監視、最終的な廃棄などを適切且つ確実に行うために、以下のようなステップでコミュニケーションマネジメントの計画を立て、実際にマネジメントし、計画が想定通りに進んでいるか監視します。

2) 情報交換のメカニズム

情報交換におけるメカニズムや種類は目的や状況に応じて使い分けなければなりません。情報交換の効率や効果を高めるために、これらの要素を理解し切に活用していきましょう。また必ずしも同じ情報交換方式を使い続ける必要はありません。重要なのは、その時々に適した方法を「意識的に選択し、活用できているか」です。

• 伝達手法　　　：書面、物理的または電子的（言語・非言語）
• 口頭　　　　　：対面またはリモート
• 正式または略式：正式な書類またはソーシャルメディアなど
• 身振り　　　　：口調や顔の表情、ボディーランゲージ
• メディア　　　：写真、行動、簡潔な言葉の選択、聴覚
• 言葉の選択　　：一つのアイデアを表現する一つ以上の様々な語句

3) コミュニケーションの活動対象とその側面

• 内部　　　：プロジェクト内および組織内のステークホルダー
• 外部　　　：顧客、ベンダー、その他の外部ステークホルダー

• 正式　　　：正式な会議（定例および臨時）、会議の議題と議事録など
• 略式　　　：電子メール、SNSなど簡略的なコミュニケーション活動
• 書面と口頭：口頭（言葉と声の抑揚）と非言語（ボディランゲージ）
• 公式　　　：年次報告書、規制当局や政府機関への報告書

• 上方　　　：上級経営層のステークホルダーへ向けたもの
• 下方　　　：プロジェクトの作業に貢献するチームなどへ向けたもの
• 水平　　　：プロジェクト管理者やチームの同僚へ向けたもの

4) コミュニケーションスキルというものの実態

ひとつの例として、プロジェクトのスケジュールを承認・合意するまでのシーンで考えてみましょう。

上記はごく簡略した流れであり、また進め方はこの流れに限らないでしょう。しかし言えることは、コミュニケーションと呼ばれる活動は細かく分解でき、多彩なスキルで構成されているということです。冒頭にお伝えしたように複雑で曖昧な要素を持ち、あえて言えば「まとまった実態がない」のです。ですから、コミュニケーション能力がある・ない、必要だ、と漠然と語るのではなく、どのようなコミュニケーションスキルが不足していたのかを細かく考えたり、その結果に沿った対応することが必要ですね。

なぜプロジェクト内のコミュニケーションは上手くいかないのか

1) コミュニケーションはメンバーの数だけ煩雑になる（N理論）

PMは「コミュニケーション・チャネルの総数を意識せよ」と言われますが、どういうことでしょうか？
コミュニケーション・チャネルとはプロジェクト（あるいは組織）内のコミュケーション経路を指します。そしてチャネル数はコミュニケーションに関わる人の数です。

コミュニケーション・チャネル数の計算式は：n(n-1)/2 n=ステークホルダーの人数