【第13回】人がプロジェクトの源泉！チームは育てて強くする［後編］

本連載ではプロジェクトマネジメントの全体像と、プロジェクトを成功させる上で最低限抑えるべき知識と技術はもちろん、プロジェクトを炎上させないための技術やコツをお伝えしたいと思っています。

みなさんのプロジェクトが今以上に充実し、笑顔でプロジェクト終結を迎えられるよう一緒に学んでいきましょう。

第13回となる今回は「資源マネジメント後編」です。
前回と今回の2回に分けて、プロジェクトマネジメントにおける人、チーム、物資にスポットを当てて解説します。

チームを育成することがプロジェクト成功の鍵

プロジェクトを遂行する上で｢チームの力｣が欠かせません。ですからプロジェクトのパフォーマンスを上げるために、チーム全体の交流やチームの環境全体をより良いものにしなければなりません。 例えば、資料や技術を共有する、勉強会を実施するなどもその一貫です。チームワークがよい、というのは仲や雰囲気のよさだけではなく、スケジュールや品質、プロジェクト離脱率を低減するなど様々な改善に繋がります。

1) タックマンモデル（チーム形成の流れ）

タックマンモデル（又はタックマン・ラダー）というフレームワークを知っていますか？1965年にブルース・タックマンによって初めて提唱された、チーム形成の流れを4段階で表したモデルです。どのようなチームでもプロジェクトにとってのシナジーチームになるためには、Forming（成立期）、Storming（動乱期）、Norming（安定期）、Performing（遂行期）という段階を経るというわけです。

チームが形成されるとその名の通り成立期になります。この時点ではまだ「個の集まり」であり、プロジェクトという名のものに活動するとどうなるでしょう。メンバは各々の仕事のやり方や行動を持ち込み、衝突が起きやすくなります。そこから、どのようにして目的・目標達成に向かうべきかなど意見を擦り合わせたり、人となりもわかり関係が構築されるなどして相互理解が進むと、はじめてチームとしての活動が発生します。さらなる相互理解が進み、メンバ同士が適切な依存関係を持ち課題に対応できるようになると、チームは生産的な状態になり遂行期を迎えます。ですから「適切に、早く、遂行期にチームを導く」ことができるかを意識して働きかけましょう。

これらのチームの形成段階を見て、プロジェクト以外でも友人関係や会社組織において同じ体感を持つことも多いのではないでしょうか。チームはこのように変化の過程がある、というひとつのモデルを理解することで「どのようにしたらよりよい状態にできるか」「マネジメント支援が必要か」「いかに動乱期を短くできるだろうか」という観点を持った働きかけができますね。

2) メンバーの感情に働きかける

「人は感情の生き物」と言われるように、ルールや物事の価値だけでは動かない側面があります。ですから、彼らがプロジェクトの目的・目標に向かってくれるように動機づけたり、感情に働きかけることも大切です。組織心理学者のエドガー H. シャイン博士が提唱した「キャリア・アンカー」は、人がキャリアを選択する際に最も大切にする（どうしても犠牲にしたくない）価値観や欲求の概念です。組織や個人のキャリア形成診断などでも度々利用されます。「管理能力」「技術的・機能的能力」「安全性」「創造性」「自律と独立」「奉仕・社会献身」「純粋な挑戦」「ワーク・ライフバランス」といった8つの価値観のうち、例えばメンバがどの価値観に近いか、その価値観に訴えかけるようにコミュニケーションをとってみるのもいいかもしれません。

■キャリア・アンカー（Wikipediaより）

3) モチベーションと欲求をコントロールする

モチベーション理論は人間の行動と意思決定を理解するための考え方のみならず、資源マネジメントをする上で非常に有用です。理論を理解してメンバーやチームに沿った形で適用することで、よりよいパフォーマンスをリードしましょう。すぐには難しいかもしれませんが、代表的な理論はイメージできるようにしておきましょう。また、メンバーがどのような状態にあるのかは、周りからの見極めだけでは難しいため、メンバーやその上長との対話から「どんなことをやりたいか」「プロジェクトで力を発揮できそうか」という情報を聞き出すことをお勧めします。

1. マズローの要求5段階説
   • 人の欲求は5段階あり、次の順に（段階的に）満たされる
     （生理的欲求→安全欲求→社会的欲求→承認欲求→自己実現欲求）
2. ハーツバーグの動機づけ要因と衛生要因
   • 動機づけ要因：達成、認知、責任、成長、内容、昇進
   • 衛生要因（仕事をするための外部要因）：給与、処遇、作業条件、会社方針
3. マクレガーのX理論・Y理論
   • X理論：「人は元来仕事が嫌いである」という考え方に基づいて仕事をさせる
   • Y理論：「人は適切な動機づけ要因のもとで仕事するものである」という考えに基づいて仕事をさせる
4. ビクター・ブルーム期待理論（2段階期待）
   • 人は成功するために努力し、成功の暁には報奨を期待する

■動機づけ（Wikipediaより）

チームをマネジメントする

チームワークを促進して、チームメンバーの活動をまとめ高いパフォーマンスを発揮する（させる）ために、プロジェクトマネージャーは常に心を配る必要があります。コミュニケーションの状況（計画したコミュニケーションは効果的に機能しているか）、何かコンフリクトは起こっていないかなど注意してマネジメントしましょう。

1) コンフリクトはチャンスである

先ほどのタックマンモデルからもわかるように、絶えず変化し続けるプロジェクトにおいてコンフリクトは避けられません。要因としては資源不足、スケジュールの優先順位、個人の作業スタイルなど様々ですが、チームの行動規範や役割を明確にすることなどでコンフリクトを「減らす」ことは可能です。そしてコンフリクトと聞くとネガティブなイメージに捉えられがちですが、コンフリクトをコントロールし「適当に意見の相違をマネジメントする」ことに成功すれば、より高い創造性と意思決定にもつながるはずです。状況に応じて手段の中から適切な打ち手を選択または組み合わせて、早期にコンフリクトに向き合い解消することが大切です。

PMBOKでは以下のようなコンフリクト解消方法^※1を提案しています。また、その中でも「協力や問題解決」が最も最善の施策としています。

2) チームは「キックオフ」で決まる